O Governador Paulo Câmara sancionou, nesta terça-feira (23/06), a Lei 15.529, que institui a Política Estadual de Gestão Documental, com o objetivo de aprimorar o arquivamento, digitalização, catalogação e conservação da documentação produzida pelos órgãos públicos estaduais. A lei reforça o papel do Arquivo Público Estadual João Emerenciano (APEJE) como órgão coordenador dessa política e responsável pela gestão e guarda dos acervos de caráter permanente (de valor histórico), e dá à Cepe, com exclusividade, a função da guarda e gestão dos documentos de caráter intermediário (administrativos).
“A lei trará grandes benefícios à preservação da nossa História, porque a História é construída pelos documentos devidamente conservados e acessados pelas gerações”, define o governador. Já o secretário da Casa Civil, Antonio Carlos Figueira, ressalta que documentos anteriormente tutelados por empresas privadas ficarão mais seguros sob a guarda do Estado, além da economia gerada pela execução dessas atividades dentro da estrutura do governo. “Por ano, havia um custo de R$ 15 milhões com empresas de digitalização e arquivamento. Essa é uma redução importante de custos, considerando quadro econômico nacional. Porém, o que é mais importante, com um salto de qualidade”, argumenta.
Para regulamentar a lei e definir os critérios e normas de preservação de ofícios, notas fiscais, decretos, processos e projetos, foi criada uma comissão, formada por especialistas integrantes de órgãos como Casa Civil, Secretaria de Educação, Procuradoria Geral do Estado, Cepe, Arquivo Público, Universidade Federal Rural de Pernambuco, Memorial da Justiça e Instituto Ricardo Brennand. A comissão tem um prazo de 60 dias para apresentar um texto de regulamentação da política.
Com o objetivo de integrar e otimizar a gestão documental do Estado, o Arquivo Público – fundado em 1945 (em 4 de dezembro, completará 70 anos) e com cerca de 15 mil títulos, entre jornais, livros e obras raras dos séculos XVI a XX – foi transferido, por meio do decreto 41.847, para a Casa Civil, à qual também está vinculada a Cepe. O APEJE, anteriormente ligado à Secretaria de Educação, mantém as mesmas competências e atribuições, com funcionamento na Rua do Imperador, no Centro do Recife. Os servidores da Educação serão cedidos à Casa Civil, com a garantia de seus direitos conforme o estatuto do órgão de origem.
INVESTIMENTOS – Segundo o presidente da Cepe, Ricardo Leitão, a companhia tem, atualmente, capacidade para digitalizar 300 mil documentos por mês e espaço para armazenar 200 mil caixas de documentos, em sua sede, no bairro de Santo Amaro. Para assumir as novas funções, a Cepe criou uma Superintendência de Digitalização, Guarda e Gestão Documental. “Faremos, nos próximos meses, investimentos na construção de novos galpões e compra de novos equipamentos, de forma a fazer da entidade uma referência, em Pernambuco, no arquivamento de documentos público-administrativos”, informa.
